Egy tárgyalási folyamatban NINCS olyan, hogy „felesleges kör” – II. rész

Tollas Attila stratégiai tárgyaló és tanácsadó volt a vendégünk az őszi klubvacsorán, ahol arról beszélt, hogy az online térben milyen lehetőségeink vannak javítani a teljesítményünket egy-egy tárgyaláson. És ha már azzal fejeztük be a cikk első felét, hogy „mindennap tárgyalunk”, akkor nézzük tovább, hogy mikre kell figyelnünk nap-nap az új online „tárgyalónkban”.

Ellenség vagy partner?

„Nekem problémát jelent, de neked nem. Így majd én eldöntöm, hogyan KELL(ene) megoldani és ha te nem vagy nyitott erre a megoldási módra, akkor te egy…”

A nem megfelelő felkészülés a tárgyaló felek közt is számos feszültséget eredményezhet. Ilyen alapállásból következhet például, hogy a partnerek nem látják át, nem értik meg, hogy adott problémát közös érdekük megoldani és személyeskedni kezdenek egymással. Ha alaposan megvizsgálnánk mindent és a számunkra gondot jelentő körülményt illetően tisztán látnánk, elkerülhetnénk az ilyen köröket. Hogy tárgyalópartnerünkre ellenfélként vagy partnerként tekintünk-e, a közös kapcsolat definiálása vagy ennek a definíciónak a hiánya, hiányosságai is befolyásolják.

Ha van egy tiszta és egyértelmű definíciónk, azzal elkerülhető, hogy küzdő felekként lépjünk a tárgyalótérbe.

Akivel küzdünk, azt ugye megpróbáljuk lenyomni. Ki azonnal nagy erővel, ki csak fokozatosan, de lényeg, hogy előbb-utóbb valamilyen eszközzel. Itt pedig gondoljunk arra, hogy szeretni fogjuk-e az üzletfelünket, ha már lenyomott minket – és fordítva. Ha valakivel tárgyalunk, jó, ha partnerként gondolunk rá, hiszen megállapodásaink jelentős részében visszatérő üzletek kötésére törekszünk. És az is jó, ha a másik fél is partnert lát bennünk.

Felesleges körök?

Valószínűleg többen tapasztaltuk, hogy egy online megbeszélés alkalmával hajlamosak vagyunk azonnal belevágni a dolgokba, kihagyva az udvariassági kérdéseket, a lazító small talk perceket. A tárgyalók gyakran számolnak be arról, hogy a figyelem, az idő és a kérdéskörök kerete leszűkül az online térben. Van, aki ezt úgy interpretálja: sokkal hatékonyabban, többet tárgyalok online, hiszen a „felesleges” köröket nem kell lefutnom. Pedig ezek egyáltalán nem felesleges körök.

NINCS olyan, hogy felesleges kör, mivel az ilyen beszélgetésrészekből számos értékes információt gyűjthetünk be. Az online tárgyalások alkalmával sokszor nemhogy a megbeszélés elején nem hagyunk időt ezekre a körökre, de a végén sem szánunk pár percet az összefoglalásra, a jó minőségű lezárásra.

A nagy szavak majd a bizalom ellen hatnak

A bizalommal kezdtük és most vissza is térünk ehhez a kérdéshez, hiszen az online térben megsokszorozódik az igényünk arra, hogy biztonságban érezhessük magunkat. Azonban ahhoz, hogy a kívánt légkört, a szükséges bizalom mértékét megteremthessék, sokan abba a hibába esnek, hogy felelőtlenül használnak fajsúlyosabb kifejezéseket, könnyebben tesznek nagy ígéreteket. Ez a kommunikációs hiba sokba kerülhet több okból kifolyólag is.

• Mi történik, ha – ahogyan említettük – valaki van még az online tárgyalótérben és felveszi, amit mondunk, majd később felhasználja ellenünk?
• Ha valóban csak ketten vagyunk adott térben, esetleg belecsúszunk abba az állapotba, hogy azt hisszük a digitális felület „mindent elbír”, később ez a hitelességünk elvesztéséhez vezethet.

A kártékony sietség

Előfordul, hogy sietségünkben megfeledkezünk a tiszta fogalmazás fontosságáról. Ha nem fogalmazunk tisztán és egyértelműen és még csak nem is írunk le semmit, nehezebb hivatkozni a megbeszéltekre. A személyes jelenlét, a kézfogás, mint egy, a mai napig is komolyan vehető „megpecsételése” az egyezségnek nem kiváltható semmivel, de felérhet ezekhez egy igazán alapos összefoglaló.

Érdemes tehát a megbeszélés közben is újra meg újra kimondatni partnerünkkel, mi az, amiről addig beszéltünk. Külön izgalmas, hogy sokszor a másik egészen mást hall, ért, mint amit mi közölni szándékoztunk. Azaz, ha alkalmazzuk a tárgyalásaink során ezt a menet közbeni értelmezési kört, információ csekkolást, azzal sok félreértéstől kímélhetjük meg magunkat.

Miért írjunk jegyzőkönyvet?

Például azért, mert előfordulhat, hogy újabb munkatársak csatlakoznak be a folyamatba, akiknek tudniuk kell miről volt szó az érkezésükig. Ahogyan fentebb említettük, azért, mert ha jegyzőkönyvet vezetünk, mindenki számára világos, hogy ugyanazt értjük-e, ugyanazt hallottuk-e. Nagyobb volumenű üzleteknél különösen fontos a jegyzőkönyvezés! De miért érthetünk félre bármit is egy tárgyalási szituációban? Ennek oka lehet például, hogy nyomás alatt érezzük magunkat, vagy mondjuk feszít, hogy nem tudunk nemet mondani, és így tovább. 

Ha időt szánunk arra, hogy a megbeszélés végeztével tisztázzuk a jegyzőkönyvet és megegyezzünk abban, miben is egyeztünk meg, az minden résztvevő életét megkönnyítheti. Fontos, hogy ugyanazt értsük.

Ha a partner igényli, akár azonnal sor kerülhet a jegyzőkönyv felvételére, ebben pedig nagy segítség, ha van egy bejáratott formulánk. Ez most egyszerűen fog hangzani, de hatékony megoldás az is, ha valaki a tárgyalás során vezeti a jegyzőkönyvet, így a folyamat gyorsan lezárható. Miután készen vagyunk, csak át kell küldenünk a partnerünknek javításra és mikor ő visszaküldte, majd a dokumentum aljára odakerült, hogy a felek megértették és elfogadták a jegyzőkönyvben foglaltakat, már jöhet is az aláírás. Szavazatra bocsájtjuk: ki mennyi tárgyalási jegyzőkövet ír? Előfordult már, hogy valami kis megbeszélésre nem is kell írni kijelentés később visszaütött?

Kérsz egy sütit? Nem, én kettőt kérek!

Igencsak kevesen és kevés helyzetben tudunk nemet mondani. Ezalól kivétel az online tér, ahol megvan az a könnyebbségünk, hogy a másik kvázi nincs jelen – legalábbis kézzelfogható, háromdimenziós verzióban. Sokkal könnyebb egy képernyőnek vagy egy hangnak nemet mondani. Ezt a nehezítő körülményt most arra is felhasználhatjuk, hogyha eddig nem voltunk a nemet mondás képességének birtokában, a karanténos időszak alatt erősítsük magunkban ezt a hasznos skillt! Ezzel együtt pedig igyekezzünk úgy feltenni a kérdéseinket, hogy a másik igennel válaszoljon.

Az a bizonyos jó kérdés

A kérdések kiemelt szerepet kapnak az online térben. Tollas Attila mindenkinek azt tanácsolja, hogy a lehető legtöbb kérdést tegye fel, főleg a jelenlegi helyzetben.

„Egyetlen egy kérdését tudok igazán jól feltenni, az pedig az, ami a célom irányába visz.

Ha nem ismerem a másik fél motivációit, a szemszögét, amiből a problémát szemléli, akkor nagyon-nagy a valószínűsége, hogy rosszabb kimenetele lesz egy tárgyalásnak az online térben.”

Ec-pec kimehetsz – a taktikákról

Online térben nagyon nehéz a minőségi koncentráció. Például több helyről hallottuk vissza, hogy az online tréningeket tartók jobban elfáradnak mintha személyen tartanák a képzésket. Nem más ez a tárgyalásokon sem. Ne úgy kezeljük, mint egy videó játékon, mert itt sincs 3 életünk és a képernyő mögé kerülve, azért mégis csak a valódi pénzről és üzletről van szó. Hiába az offline tárgyalói rutinunk és tudásunk, olyan új taktikák kerülnek „feltalálásra”, amikkel eddig nem volt dolgunk vagy nem ilyen formában. Fordítsunk több figyelmet arra, hogy megértsük a tárgyaló partnerünk szándékát.

„Sok esetben egyáltalán nem tudjuk, mi történik magán a tárgyaláson. Ott vagyunk, halljuk, csináljuk, de tulajdonképp elmegy mellettünk az egész folyamat. Úgy vagyunk a részesei, hogy csak kapaszkodunk mint egy a vonatra, az meg csak húz maga után.”

Annak örülhetünk, hogy az agresszív nyomásgyakorló taktikák kevésbé sikeresek virtuálisan. A hangoskodóval szemben csak le kell a hangszórót halkítani és el is múlt a zavaró tényező. A most azonnal fenyegetésre pedig „véletlen” megszakadhat a kapcsolat. Bár ez, offline egy mosdószünettel helyettesíthető.

Sokkal veszélyesebbek azok a taktikák és technikák, amik a távolság és személytelenség miatt, szinte a küszöb alatt szivárognak át hozzánk. Ha nem is így gondolunk rá, azért egy észrevételt megér, hogy most a gép előtt ülve, azonnal segítségünkre lehet a teljes informatikai repertoárunk. Esetleg egy kérdés mögé is érdemes benéznünk: „az ott a hűtőmágnesen mögötted, az nem egy skót birka?” – és miközben a skóciai munkavállalásunk nehézségeit foglaljuk össze két mondatban, a másik csak szünetet akart kérni.

Tanulhatunk tehát az online térből?

Egészen újfajta képességeket is gyakorolhatunk, hiszen az élet nem állt meg és még mindig mindennap tárgyalunk. A figyelem összpontosítása az egyik ilyen lehetőségünk. A másik pontos fogalmazására és a szavainak a jelentéségére is megtanulhatunk jobban odafigyelni. Remélhetően fejlődik az összefoglaló és tisztázó képességünk mert ez nagy hiány a tárgyaló térben. És nem utolsó sorban, megtanulhatunk nemet mondani

A bizalom elérésének egyik legbiztosabb módszere, ha etikusan tárgyalunk.