Jelenleg a gyors reagálás a túlélés kulcsa

Célszerű felkészülni a legrosszabb eshetőségre, hogy el tudjuk kerülni a pánikor és a kapkodást. Kiemelten fontos lehet leírni és a munkatársakkal megosztani a folyamatok, feladatok és helyettesítési lánc dokumentációját. Panaszkodás helyett kreatív gondolkodásra és gyors reagálásra van szükség, mert ezen múlhat a cégünk életben maradása.

• Mi vár ránk a következő időszakban?
• Első teendő, ha valaki kevésbé készült fel.
• Mit tehetnek a gyártással foglalkozók?
• Hogyan lehet kezelni a nyomást?

Ezúttal Egerszegi Krisztiánt, a MiniCRM ügyvezetőjét kérdezte Gangel Péter:

Mit látsz, hogyan érinti a cégeket a koronavírus helyzet következtében kialakult gazdasági kihívás?

Nyugodtan nevezhetjük válságnak, és úgy látom, hogy kifejezetten mély dolog lesz. Március 1-én készítettünk egy felmérést az ügyfeleink körében, akkor mindössze a 10% gondolta komoly veszélyforrásnak a koronavírust.

Március 19-én indítottunk egy hasonló felmérést, akkor már 91% gondolta komoly dolognak, és reagálást sürgető szituációnak a koronavírus következtében kialakult gazdasági helyzetet. 9% tehát még mindig kétkedik. Nekik azt üzenem, hogy készüljenek.

1500 cég vett részt egyébként ezekben a felmérésekben, a KKV piac résztvevői körében tehát reprezentatívnak nevezhető a kutatásunk.

Te mit látsz, mi vár ránk a következő időszakban?

Egy biztos, hogy ilyen helyzettel senki nem találkozott még, amit komolyan kell venni. Azt gondolom, hogy érdemes a legrosszabbra készülni, mert akkor nem érhet meglepetés vagy pánik.

Véleményem szerint most még időben vagyunk, és tudunk reagálni. Szerintem április elejére várható a helyzet csúcspontja, úgyhogy addig érdemes felkészülni a legrosszabbra.

Te mit látsz, mi vár ránk a következő időszakban?

Egy biztos, hogy ilyen helyzettel senki nem találkozott még, amit komolyan kell venni. Azt gondolom, hogy érdemes a legrosszabbra készülni, mert akkor nem érhet meglepetés vagy pánik.

Véleményem szerint most még időben vagyunk, és tudunk reagálni. Szerintem április elejére várható a helyzet csúcspontja, úgyhogy addig érdemes felkészülni a legrosszabbra.

A MiniCRM egy 0-24-ben működő szoftver, 55-en vagyunk a cégben, három országban, 1200 négyzetméter irodával. Első lépésként döntést hoztunk róla, hogy március 13-án este 5 órától a teljes cég home office működésre állt át. A teljes átállásról készített videó ide kattintva érhető el.

Felmértük, hogy ehhez mire van szükség. Létrehoztunk erre egy külön felelős személyt is, aki az egész helyzet kezeléséért felel. Fontos, hogy egyértelműen kell kommunikálni. Ha nincs egy leírt intézkedési terv, az pánikhoz és váratlan reakciókhoz vezethet.

Csináltunk egy felkészülési dokumentumot, tömören és lényegre törően fogalmazva. Ezt mindenkivel megosztottuk. A legfontosabb ugyanis, hogy a cég ne álljon meg, hanem folytassuk tovább a működést. Megnéztük mi a teendő akkor, ha egy egész csapat kiesik. A folyamatokat dokumentáltuk, ezért mindenki át tudja venni a másik team feladatát.

Mit javasolsz első teendőnek, ha valaki kevésbé készült fel az átállásra?

Fontos először megnyugodni, majd hideg fejjel átgondolni a helyzetet. Utána le kell írni a felkészülés, valamint az átállás tényleges lépéseit. Össze kell szedni, és írásban kell rögzíteni a folyamatokat, és a feladatok leírását lépésről lépésre. Szintén fontos azonosítani a kulcs szereplőket, majd felállítani egy helyettesítési láncot.

Ti hogyan gondoskodtatok róla, hogy a munkavégzés minősége ne essen vissza?

Jól vizsgázott a rendszer, azt mondhatom. Március 13-án, pénteken már nem volt senki az irodában, hétfőn pedig zavartalanul működött minden. Ez csakis annak köszönhető, hogy előzetesen felkészültünk a technikai teendők mellett minden olyan aspektusa, ami a zavartalan munkavégzéshez nélkülözhetetlen.

Sok hasznos tapasztalatot gyűjtöttünk, amit szívesen megosztok bárkivel. Készítettünk egy ingyenesen elérhető mentőövet is, ami rengeteg értékes dokumentációt tartalmaz a jelenlegi helyzet kezeléséről. Emellett pedig szintén ingyenes online konzultációk keretei között is igyekszünk segítséget nyújtani.

Fontos lehet még tervet készíteni arra az esetre, ha az új, valamint a meglévő ügyfelektől érkező bevételek teljesen elapadnak. A legrosszabb eshetőségre való felkészüléssel és gyors reagálással akár megerősödve is ki lehet jönni ebből a szituációból.

Vannak-e már intézkedések/tervek nálatok a gazdaság újra indulásának időszakára?

Őszintén szólva nincs meg a tervem arra vonatkozóan, hogy mit fogunk csinálni 3 vagy 6 hónap múlva. Arra koncentrálunk, hogy most mit tudunk csinálni. Életmentő dolog, hogy ott van a rendszer a hátunk mögött, vagyis minden kollégám tud dolgozni.

Szerintem egyetlen dolgot kell most jól csinálni, a gyors reagálást. Aki gyorsan reagál, az túlél, utána pedig majd meg tud erősödni, ha jól csinálja a folyamatokat.

Egyébként pedig kreatívnak kell lenni. Panaszkodás és kifogáskeresés helyett sokkal inkább a működés átgondolására érdemes törekedni, ez pedig mindenkinek a saját felelőssége. Sosem hittem például az online webinarokban, vagy a home office hatékonyságában, most viszont nekem is alkalmazkodnom és változnom kellett. Ahogy a mondás tartja, „cash is the king”. Ha most van készpénzünk, akkor tudunk reagálni és változtatni. A tartalék időt enged a reagáláshoz és a változtatáshoz.

Mit tehetnek a gyártással foglalkozó cégek a jelenlegi helyzetben?

Minden cégben vannak távmunkában is működtethető részlegek. Ezeket fel kell mérni, és le kell írni. A teljes létszámot fel lehet osztani A/B csapatra. Egyik héten az A csapat, a másikon pedig a B csapat megy be dolgozni és termelni. Ezzel csökken az esélye annak, hogy a teljes csapat kiessen a munkából.

Hogyan lehet eredményesen kezelni a cégvezetőkre jelenleg nehezülő nyomást? Ti például mit alkalmaztok erre?

Személy szerint én jobban működöm válsághelyzetben, mint a normál békeidőkben. Nem összeomlok, hanem előre gondolkodva tervezzük meg, mit mikor fogunk megcsinálni.

Home office-ban fontos napi rutin lehet a meetingek tartása, videó hívással. Emberek vagyunk, társas lények. A kollégákat meg kell nyugtatni, hogy számítunk rájuk. A közösségi online összetartozás érzését pedig célszerű erősíteni. Nálunk például online jóga működik a nap végén. Fontos minden olyan teendő, amelyek feldobják a hangulatot. A helyes kérdés most: mit csinálhatok még? Most van idő az elmaradások és fejlesztések pótlására, a felkészülésre. Ha most készülünk, akkor van esélyünk.