Azaz hogyan ad lehetőséget a válság arra, hogy igazi csapattá érjünk

Az elmúlt hetekben, a válság egy pozitív mellékhatásaként a Bizalmi Kör csapata sikeres kommunikációs szintlépést vitt véghez. Rájöttünk, mennyi mindenben kell fejlődnünk és ennek a felismerésnek a jegyében sikerült javítanunk a cégen belüli kommunikációnkat, annak intenzitását és pontosságát. A folyamat közben felismertük, hogy a jó céges kommunikáció nem is olyan egyszerű és egyértelmű, mint néha hisszük, vagy hinni szeretnénk. Hogy átadhassuk a tudást, amit megszereztünk, Batiz Andrást hívtuk segítségül, aki a téma ismert szakértője. Arról beszélgettünk többek közt, hogyan lehet jól kommunikálni krízishelyzetben és mitől lesz egy cég kommunikációja bizalmat ébresztő.

Hadd osszunk meg veletek egy bölcsességet, amit a vitorlázók szoktak használni: a hajó irányításához, kezeléséhez szükséges trükköket, tudnivalókat csakis szélcsendben lehet megtanulni. Viharban megszűnik a demokrácia és a kapitány parancsol. Mire lecsap a vihar, már mindenkinek ismernie kell ezeket a trükköket és tudni őket megfelelően alkalmazni, különben a hajó elsüllyed és mind odavesznek. Batiz András pedig megtoldja ezt azzal a mondással, amely így hangzik: 

„Dagályban simán megy a vidám fürdőzés, de apálykor derül ki, hogy valójában ki úszott meztelenül.”

Warren Buffet

De miért is nyitottunk ezekkel a sorokkal? Sok esetben a normális hétköznapi működés valójában egy – részben legalábbis – hibás működést takar, ám amíg a hibák nem érnek el egy kritikus szintet, amíg még kezelhetőek vagy elfedhetőek, addig nem szánunk időt a kijavításukra. A jelenlegi helyzetben azonban nem engedhetjük meg magunknak, hogy figyelmen kívül hagyjuk felfedett „meztelenségünket”. Tennünk kell valamit. De mit és hogyan?

András kiemeli, először is az enyhítések feletti hurráoptimizmusunkat érdemes takarékra tenni, mert a krízishelyzet megszűnésétől még igen távol állunk. Az enyhítések nagy valószínűséggel beindítják a második hullámot, így erre a forgatókönyvre, valamint az egyre többfelől hallott „new normal” állapotra érdemes a cégvezetőknek tréningezniük. Az enyhítések Batiz András szerint nem egyszerűsíteni, mint inkább nehezíteni, bonyolítani fogják a helyzetet, hiszen olyan új kérdések elé állítanak, mint például: mikor éri meg valóban egy személyes találkozó, vagy szükség van-e egy alapvetően a szellemi térben dolgozó csapatot újra bevezényelni az irodába? Ezekkel az új kérdésekkel pedig, újfajta felelősség is jár.

Egy bizonytalan időtartamú „húzd meg – ereszd meg” játék első fázisában vagyunk és nem tudjuk meddig tart, tartanak majd a „húzd meg” és az „ereszd meg” időszakok. Vagyis a legnehezebb, ahogyan azzal mostanra mindannyian szembesültünk: a bizonytalansági faktor. De mivel enyhíthetünk ezen?

Minden egyes dolog, amit teszünk, amiről valamilyen módon/felületen beszélünk, annak óriási jelentősége van abból a szempontból, hogy mit gondolnak majd rólunk a potenciális és jelenlegi munkavállalóink, potenciális és jelenlegi partnereink. Aki ma jól lép, erősebben jöhet ki a válságból.

Pontokba szedtük a legfontosabb tételeket, információkat, amelyeket érdemes lehet feljegyezni és beépíteni céges kommunikációnkba, ügymentünkbe az elkövetkezőkben! Melyekről akár egyéni, akár céges szinten fontos lehet elgondolkodni. Az online tér különösen zajos lett a válságnak köszönhetően, így elsődleges feladataink közé tartozik, hogy ebben az új térben megtanuljunk eligazodni és segítsünk kollégáinknak is, hogy kényelmesen „berendezkedhessenek” benne.

• Minden cég életében a kapcsolattartás és ennek módja vált az egyik legnagyobb kihívássá, legyen szó cégen belül vagy ügyfelekkel folytatott kommunikációról. Ahhoz, hogy ez sikeres lehessen, elsőként a dolgozókkal való kommunikációnkat kell sikeressé tenni.
  • Mennyire tudunk vezetőként világosan, követhetően, egyértelműen, őszintén, hitelesen kommunikálni?
  • Mennyire vagyunk képesek beleállni abba az új felelősségbe, miszerint beosztottaink tőlünk is várják a helyzettel kapcsolatos információkat, miszerint sokszor minket hitelesebb forrásként ismernek el, mint politikusokat, újságírókat? Képesek vagyunk megfelelni ennek az elvárásnak?
  • Egy vezetőnek ma még fontosabb, hogy felvállalja saját sebezhetőségét. Tudnunk és kommunikálnunk kell, hogy amit ma mondunk, nem garantálhatjuk, hogy egy hónap múlva is igaz lesz. Ma ezt látjuk és ha változtatni kell, változtatni fogunk, de mindenekelőtt mindig friss információkkal látjuk el dolgozóinkat.

Ha nem tudunk megnyugtató üzenettel szolgálni, akkor is kiemelkedően fontos a transzparencia, hiszen ez a belénk vetett bizalom egyik alapvető eleme! 

• A mostani krízishelyzet sokban különbözik a korábbiaktól. Mostmár szinte biztos, hogy bizonyos változások megmaradnak és beépülnek a hétköznapjainkba. Az a mód, ahogyan ma zajlik a kapcsolattartásunk, amit ma a kollégáinkkal való együttműködésről megtanulunk, jól jön majd a jövőben. Készüljünk erre és különösen figyelmesen legyünk jelen!
  • Milyen kérdések merülnek fel itt? Például új tanulás, kihívás mindannyiunk számára, hogy fizikailag képtelenek vagyunk egymás szemébe nézni, mert vagy a monitort nézem és figyelem a másik arcát, vagy a kamerát, hogy azt érezze, a szemébe nézek, de akkor nem látom őt és a reakcióit. Ez újfajta jelenlétet követel tőlünk.
  • Mindenképp maradjunk autentikusak. Nem kell talpig öltönyben lennünk, ha beszélni szeretnénk a kollégáinkhoz, de érdemes egy olyan teret elkülöníteni, ahonnan a hivatalos bejelentkezéseinket közvetíthetjük.
  • Kérdezzük meg csapatunk tagjait, mire van igényük. Bevezethetjük az online közös ebédet, de lehetséges, hogy adott munkatársunk, akinek mondjuk magányosságán akartunk ezzel enyhíteni, nem akar az ebédszünetében is a gépe előtt ülni. 

A rugalmasság az egyik kulcsa a mostani időszaknak! Érdemes mielőbb beismerni, ha valami nem megy, majd változtatni és új eszközt/módszert bevezetni.

• Sokszor cégvezetőként az utolsó, amivel egy ilyen krízisben, ilyen gazdasági nyomás alatt foglalkozni akarunk az a „lelkizés”, ugyanakkor van néhány szempont, amit igen fontos szem előtt tartanunk!
  • Akiket ma elengedünk, de holnapután újra szükségünk lehet rájuk, azokat nem biztos, hogy visszakaphatjuk a jövőben. Ha elkerülhetetlen, az elküldést is lehet tisztességesen csinálni. Ha a munkavállalónk látja a szándékot és az egyenességet a részünkről, akkor ennek hosszú távú profitja lehet.

• Lényeges kérdés, hogy vezetőként hogyan könnyítjük-könnyíthetjük meg a home officeban dolgozó kollégáink munkáját. Nem könnyű az otthoni munkavégzés, főleg nem az világos utasítások, instrukciók hiányában. Ebben a megváltozott munkakörnyezetben az emberek 50%-a megnövekedett stresszről számolt be, 80%-uk pedig arról vallott, nem tartja világosnak az elvárásokat. Figyelembe kell vennünk, hogy ahogyan nő a stressz, úgy csökken a produktivitás.

TÖBBET, TÖBBSZÖR, TUDATOSABBAN

Batiz András szerint ez a mostani válság kulcsa. Jelen helyzetben egyszerűen nem lehet „túltolni” a kommunikációt, és itt nem az indokolatlan mennyiségűvé váló meetingekre gondolunk, hanem a folyamatos, kiegyensúlyozott, hiteles tájékoztatásra. Arra, hogy merjünk őszintén beszélni arról, hogyan látjuk a cégünk jövőjét, hogyan hat ránk a vírushelyzet. Az emberek sokkal jobban vágynak most az információra, mint azt gondoljuk. 

Amire pedig ennél is inkább szükségük van, az a transzparencia, az átlátható és őszinte kommunikáció a vezetőjük részéről. A cégvezetők viszonyítási ponttá váltak, ha tetszik, ha nem. Annyira sok a hír, hogy a kollégák tőlük, tőletek várják az ő életüket, a cégüket konkrétan érintő információk, befolyásoló tényezők kommunikálását, értelmezését, közvetítését. Nem tudják, mi hiteles és mi nem az, mivel azonban többet fogyasztanak médiát, sokkal nagyobb a bejövő információmennyiség, amiben tudniuk kéne eligazodni. Az Edelman felmérése szerint a megkérdezettek nagyon nagy százaléka biztos benne, hogy a különböző felületek tele vannak fake news-okkal, és ők, mint fogyasztók sok esetben nem tudják eldönteni kinek hihetnek, ez pedig a végletekig fokozza a kontrollvesztettség érzetét.

A jelenlegi állapot legnagyobb kihívása ennek a kontrollvesztett állapotnak a megélése, túlélése. Hogyan élhető túl, ha kihúzzák a lábunk alól a talajt? Apró lépésekkel kezdhetjük csak visszahódítani a szárazföldet – hogy a vízközeli példáknál maradjunk – és ezen apró lépések egyike, hogy vonjuk be a csapatunkat, vonjuk be a kollégáinkat, mert ha valamikor, hát most igazán fontos, hogy ismerjük az igényeiket. A megoldás sokszor ott van az ő kezükben, nekünk vezetőként „csak” meg kell hallanunk őket. Ha meghallgatjuk és bevonjuk őket a „szárazföld visszahódításába”, több esélyünk van rá, hogy motiváltak maradnak, több esélyünk van, hogy valódi megoldásokat kapjunk tőlük. Tehát az együttműködés még sosem volt ennyire fontos, mint ma!