Hogyan változnak tárgyalásaink az online térben? Mi vész el, mire kell az eddiginél is nagyobb figyelmet fordítanunk, mit ne engedjünk el semmiképp? Hogyan tárgyalhatunk hatékonyan, miért is nincs olyan, hogy „felesleges kör” és miként érdemes kezelnünk tárgyalópartnereinket? Ezekről a kérdésekről mesélt nekünk őszi klubvacsoránkon Tollas Attila, tárgyalási tanácsadó, aki azt vallja: „Akik olyanok, mint mi, azokat meghallgathatjuk és tanulhatunk tőlük. Fenntarthatóan jó üzletet azonban csak azokkal köthetünk, akikben igazán megbízunk.”
Az alábbi cikk első része a klubvacsora előadásaként hangozott el. A cikk második része pedig az asztaloknál elhangzott beszélgetéseket dolgozza majd fel – ezt pedig tényleg csak az hallotta eddig, aki az adott asztalnál ült.
„Ez a Bizalmi Kör és hát, nomen est omen, ha már egy ennyire trükkös szót választottatok, akkor kezdjük azzal, hogy a bizalomról beszélünk, hiszen ha valami, akkor az üzleti élet alapja a bizalom – jó esetben az építő kövei is azok. Akiben bízunk, azzal pedig őszinték vagyunk. De természetesen még így is vannak határok, hiszen bármennyire is bízunk a mindenkori másikban, a partnerünkben, az üzletfeleinkben, azért egy bizonyos határt nem lépünk át.
Sokat vitatkozom arról, őszinték vagyunk-e, kell-e őszintének lennünk egy tárgyaláson. Bizonyos mértékben mindenképpen. Ugyanakkor azt már – érthető okokból – egyikünk sem árulja el az őszinteség nevében semmilyen tárgyaláson, hogy mondjuk mi a legkedvezőbb ár, amiért odaadja magát, a termékét, a szolgáltatását. Ez a típusú elhallgatott információ ez esetben nem a becsapásról, a csalásról szól, és ez kiemelten fontos. De lássuk, milyen formában találkozunk még a bizalom témakörével tárgyalásaink, online tárgyalásaink során!” – kezdi Attila.
Az online tárgyalótér és ennek hiányosságai, azaz mindaz, ami elvész
Hogy hogyan lehet online térben jó eredményeket elérni és mi mindenre kell odafigyelnünk, ez egy olyan téma, amiről órákat lehetne beszélni. Ebben az előadásában Tollas Attila a legfontosabb pontokat igyekezett kiemelni és gondolatébresztőkként megosztani velünk. Az egyik ezek közül a felkészülés, a felkészültség. Sajnálatosan sokszor egy hagyományos tárgyalásra sem készülünk fel alaposan, illetve egy idő után hajlamosak vagyunk rutinból tárgyalni.
Az online tárgyalások esetében a felkészületlenség hatványozottan jelen van. A személyesség hiánya már a felkészülés szakaszában lazaságra késztetheti a tárgyalót. Pedig pont a személytelenség érzése hozza magával a hibafaktorokat. Rengeteg információ elvész ugyanis az új tárgyalótérben, amik a személyes találkozáskor azért segítik a feleket a megállapodáshoz vezető úton. Sőt, sok olyan új zavaró faktor jelenik meg, ami pedig egy valós tárgyalóteremben nincs. Tehát ha jobban belegondolunk, akkor nem lenne érdemes mégis jobban odafigyelni és újra komolyan venni az előkészületeket?
„A felkészülő asztanál eldől hogyan állnak majd fel a partnerek a tárgyalóasztaltól! Ez az egyik nagyon erős hitvallásunk, amit hosszú évek óta bizonyítunk rendszeresen és ami rengeteg sikeres megállapodást hozott már a konyhára”
Jelenleg egy olyan platformrendszert kezdünk használni, amihez nem vagy nem egyenlően vagyunk hozzászokva. De vajon csak mi nem szoktuk még meg vagy tárgyalópartnerünk sem? Aki pár lépéssel előttünk jár, esetleg már ismeri az új trükköket? Mint például a valójában épp iskolában lévő gyerekekre hivatkozva felállást a képernyő elől, hogy szusszanhasson egy kicsit és végiggondolja, hogyan is akarja folytatni adott megbeszélést. Mi pedig elnézően és megértően bólogatunk, mert a home office-ban – valamilyen módon – kikerülhetetlenül jelen vannak a gyerekek és az ő igényeik, így mindenkori partnerünk is nagyobb eséllyel veszi természetesnek, hogy egy kiabáló csemetét kell lenyugtatnunk akár a legkomolyabb tárgyalás közben.
Nézzük az új „homokozónkat” és szokjunk hozzá a kihívásokhoz.
Most még rendben vannak a technikai problémák bármelyik oldalról. A „hallotok rendesen? Láttok? Nem szakadozik? Most jó, most jó? Arrébb mentem, és most?” kezdetű szövegek így olvasva viccesek, de azért ott a kezdéskor megnehezítik a tárgyalást. Vajon hova fog ez kifutni? Abba az irányba megyünk, amikor ciki lesz már a technikára hivatkozni? Vagy mindig is fennáll majd ez az időt húzó bemelegítés? Bár ez is lehet egy újfajta bosszantó tárgyalástechnika, amikor a másik fél vérnyomását már az elején meghúzom.
A több résztvevős tárgyalásoknál a sok kis home office egyenként jelenik meg és hát akkor minden lesz. Az éles képtől kezdve az alig látszó sötétig, a közel ülőtől, akinek csak az arca látszik, egészen a teljes testig. Láttunk már madarat szemmel követőt és olyat, aki épp mozgott a helységek között és persze vele a teljes háttér is. A probléma ezzel, hogy folyamatosan váltogatni kell a szemnek a figyelmi középpontot és így a fókuszt is. A sokféleségnek „köszönhetően” elvész a valódi, egységes csapatmunka érzete. A többpartneres tárgyalás „offline” körülmények között is nehezített pálya, de itt a legjobb tárgyalók figyelmét is elkerülhetik lényeges pontok. Ezzel együtt pedig előbb-utóbb romlik a teljesítmény is.
A tárgyalók egyik alapfeladata a figyelem. Attila a valódi tárgyalói térben is erősen javasolja az üvegasztalokat, ami tényleg feltár minden mozdulatot. A testbeszéd fontos eleme a tárgyalásoknak és hát ide tartozik a szemkontaktus is. Amikor beszélünk, akkor a másik felet nézzük – a képernyőt valójában. De ez a másik oldalon úgy tűnik, hogy nem nézünk a szemébe, mert valójában „nem a kamerába beszélünk”. Talán az eddigiekből is elfogadható, ha azt mondjuk, hogy az online térben hatványozottan könnyebb félreértelmeznünk bármit.
Mik a főbb különbségek egy tárgyalóteremmel szemben:
- Technikai kihívások lesznek:
- Ahol technika van, ott számolnunk kell azzal, hogy ami elromolhat, az többnyire el is romlik.
- „Hallasz-hallasz? Látsz?” – a hang- és a képminőség esetlegessége
- Minél több személy vesz részt adot videókonferencián, annál többfajta kép- és hangminőség jelenik meg, melyek közt váltogatnunk kell a figyelmi fókuszt.
- Ami személyesen megvan, itt elvész:
- Jóval kevesebb eszközünk van, szűkebb a tér.
- Kevesebbet látunk a másik testéből, így a testbeszédéből is.
- Nincsenek illatok, nem vagy csak nagyon nehezen oldható meg a szemkontaktus felvétele.
- Nem tudhatjuk, ki van még a képernyő túloldalán és mit csinál.
Ha még egyet csavarunk a körülményeken, behozhatjuk a telefonos tárgyalás kérdéskörét is, ami során sajnos még több értékes információ vész el. Ebben az esetben már annyit sem látunk, érzékelünk partnerünkből, mint egy videókonferencián. Itt már eltűnik a mimika, a gesztikuláció, az összes mozgás is. Mindössze két információforrásra hagyatkozhatunk: a másik hangjára és az általa közölt tartalomra.
Ki van még a szekrényben?
Még mindig a kezdeteknél járunk és még mindig a bizalom a fő alapvetésünk, de Attila soha nem felejti el egy volt főnöke intő szavait.
„Szerződést akkor kötünk, amikor nagyon szeretjük egymást, arra az időre, amikor már nem fogjuk.”
Az élő tárgyalásokon legalább tudjuk, hogy ki van ott és látjuk, hogy mit csinál. Az offline térben erről fogalmunk sincs. Természetesen az üzleti etika is a mutatóujj végére kerül, intelemmel telve fölfelé fordulva, figyelmeztetve, hogy hát azért azt már csak nem. De valljuk be magunknak őszintén: nem érdemes erre inkább előre felhívni a figyelmet, mielőtt üzleti veszteséggel a zsebünkben sétálunk el? Előre könnyű a kereteket lefektetni, utólag pedig szinte lehetetlen.
Érdemes lehet úgy kiküszöbölni, redukálni ezt a veszélyforrást, hogy tárgyalópartnerünknek előre elküldünk egy jogi szövegezésű anyagot, melyben kitérünk a tárgyalás feltételeire, körülményeire. Például a következőkre: ne készítsen felvételt, csak akkor kezdjük meg a tárgyalást vele, amennyiben nincs más az online térben, mint az előre egyeztetett résztvevők. A távozás feltételeit is meghatározhatjuk és azt is, mi történik, ha a technika ördöge közbeszól. Ha minden fél elfogadja, akkor ez akár egy „szerződésnek is betudható”. Ha megfelelően felkészülünk, kereteket adunk a tárgyalás hogyanjának és mikéntjének, valószínűleg sokkal eredményesebben, összességében jobban jöhetünk ki egy ilyen helyzetből rövid- és hosszútávon is
És ha minden fent említett pontunk megvan, akkor már bele is vághatunk a tárgyalásba.
Amikor a tárgyaláson minden jól alakul
Amikor a tárgyaláson minden jól alakul, akkor nincsenek üres körök, tiszták a célok, van közös megállapodási akarat, és van úgynevezett alku tér, azaz metszés pont. Az elvárások reálisak és tükrözik a partnerek egymás iránti igényét, ami a bizalmukon keresztül az üzlet létrejöttében és az elkötelezettség kialakulásában segít.
Nem, ez nem egy romantikus film főcíme, ez Partnerek között elérhető minimum tud lenni. Tollas Attila azt vallja, hogy „mindennap tárgyalunk” és tárgyalásaink minősége igenis kihat a teljes életünkre. És mivel a mindennapi kis -akár privát – helyzeteink miatt nagyon sokat van lehetőségünk gyakorolni, a korábbi mondatok megállják a helyüket.
A cikk folytatódik.
