A Bizalmi Körön belül központi értékként továbbra is a tapasztalatmegosztást szeretnénk előtérbe helyezni. Mégpedig azért, hogy egymás tapasztalataiból tudjunk lehetőség szerint minél többet tanulni, aminek a koronavírus következtében kialakult helyzetben még inkább felértékelődik a jelentősége.
2020. március 16-tól a magyarországi munkáltatók jelentős részének kell ideiglenesen megváltoztatnia a munkamenetét úgy, hogy a dolgozóinak biztosítja az otthonról történő munkavégzés lehetőségét. Urbanczyk András, az Animáció.nettulajdonosa évek óta biztosít közel 20 embernek munkát home office keretei között. Arra kértük tehát, hogy avasson be minket a sikeres alkalmazás rejtelmeibe.
Gangel Péter: Mi legyen a nulladik lépés, amit cégvezetőként érdemes megtenni a kialakult helyzetben?
Urbanczyk András: Először is beszéljünk a munkatársakkal, és fektessük le a szabályokat. Kiemelten fontos, hogy legyünk őszinték a kollégákkal. Habár minden bizonnyal átmeneti időszakról beszélünk, ettől függetlenül nekik is tudniuk kell, hány hónapnyi tartalékkal rendelkezik a cég.
Mondjuk el, hogy számítunk a segítségükre, a további áldozatos munkájukra. Az ő hosszú távú érdekük is azt kívánja, hogy a home office keretei között is minél hatékonyabban menjen a feladatok ellátása.
G.P: Melyik teendő legyen az első, amit hétfőtől érdemes megvalósítani cégen belül?
U.A: A megváltozó munkakörülmények miatt elengedhetetlen, hogy a cégben lévő összes feladat pontosan definiálva legyen. Vagyis lépésről lépésre le kell írni, hogy melyik munkafolyamat hogyan épül fel. A cél az, hogy a szükség esetén beugró munkatárs a leírás alapján képes legyen ellátni az adott teendőt.
Célszerű a nagyobb fontossággal bíró feladatok leírásával kezdeni. Ebbe a kategóriába tartoznak a kötelezettségek, a sürgős munkák, és a halaszthatatlan elintézni valók. Minden olyan folyamat, ami elengedhetetlen a tartós működéshez.
A folyamatleírások kidolgozását ne akarjuk kiszervezni, ezt a vállalkozás vezetőjének kell összefogni. A vállalat fennmaradása forog kockán, ezért minél előbb el is kell juttatni a munkatársakhoz a kidolgozott folyamatleírásokat.
G.P: Hogy nézhet ki egy munkanap a megváltozott körülmények között?
U.A: Eredményesen működő gyakorlat lehet a kis csoportos státusz meetingek bevezetése reggel a kezdéssel egyidőben, illetve délután a munkanap befejezését megelőzően. Ezeken a megbeszéléseken kérdezzük meg a munkatársakat, hogy ki meddig jutott a rábízott feladatokkal.
Mondja el tehát a dolgozó, hogy százalékosítva mennyit sikerült haladnia. Fontos, hogy ne poroszosan menedzseljük ezeket a meetingeket. Inkább adjunk dicséretet a kisebb eredményekre is. A munkatársak ugyanis bizonytalanok, nem tudják mi várjuk a következő hetekben, ezért a dicsérettel most többet érhetünk el.
G.P: Milyen eszközökre lesz szükség a home office keretei közötti munkavégzéshez?
U.A: Laptop, stabil internetkapcsolat, valamint egy füles kell csak ahhoz, hogy kellő hatékonysággal menjen a munka és az egymás közötti kommunikáció. A kapcsolattartásra a Skype mellett rengeteg online eszköz áll rendelkezésre, szóval ez nem jelenthet akadályt.
Felmerülhet még az olyan rendszerek bevezetése, mint többek között a Mini CRM, a Sales Autopilot, vagy a SalesForce. Az idő rövidsége miatt ezekre most egyszerűen nem lesz kapacitás. A „mivel” kérdés helyett sokkal inkább a „hogyan” szempontra lesz érdemes irányítani a fókuszt.
G.P: Hogyan tudjuk ellenőrizni, hogy az otthonülő munkatárs tényleg dolgozik-e?
U.A: A kialakult helyzetben elengedhetetlen, hogy bizalmat szavazzunk a kollégáknak. A hatékonyságot pedig azzal is támogathatjuk, ha őszintén kommunikálunk velük, és érdekeltté tesszük őket a hozzájárulásukat illetően.
Pár nap elteltével figyeljük meg, hogy mi történik. Ha nem minden zajlik az optimális mederben, akkor először feltételezzük inkább, hogy a kolléga nem érti a feladatot, és ne gondoljunk arra, hogy nem akarja csinálni.
G.P: Sok szülő mellett a gyermekek is ott lesznek. Mit lehet tenni a zavartalan munkavégzés érdekében?
U.A: Kérjük meg a dolgozókat, hogy lehetőség szerint válasszanak egy nyugodt helyet a lakásban, és onnét dolgozzanak. Ebben nagy segítség lehet az általunk biztosított fülhallgató, amivel kevésbé lehet zajos a környezet egy-egy megbeszélés alatt.
Fontos tudatosítani a dolgozókban, hogy átmenetei időszakról van szó, ami véget fog érni egyszer. Ha rendben teszi mindenki a dolgát, akkor a lehető legkisebb károkat szenvedi csak el a cég, és remélhetőleg mindenkinek biztosított lesz a munkájuk a jövőben is. Ehhez pedig az ő hozzájárulásuk is szükséges.
Köszönjük Andrásnak a legfontosabb tudnivalók megosztását. Hogyha további információra lenne szükséged, keresd bátran Urbanczyk Andrást: 0670 770 8920
