Matusz Balázs cégépítésről, rendszerszemléletről és megoldásokról.
A Matusz-Vad alapítója és vezetője a náluk működő rendszerekről, ezeken belül is a tudástárukról és az ehhez kapcsolódó, ebből kinőtt folyamatokról beszélt, bemutatva saját működésükön keresztül, milyen pozitívumokat hozhat egy vállalkozás életébe, ha a vezetői képesek rendszerben gondolkodni, folyamatokat pedig pontosan deklarálni.
Mára a Matusz-Vad brand lényegében a megbízhatóság és a kiváló minőség szinonimája a húsiparban. A Matusz Balázs vezette vállalatnak 6000 – naponta náluk vásárló – partere, 5000 négyzetméternyi hűtőháza, videókontroll rendszere és szakmabeli (séfek és más vendéglátóiparban tevékenykedő szakemberek) értékesítői vannak. A cég az elmúlt időszakban megnyitotta a lakossági üzletágat, hogy a 2020-as válság alatt minél több munkahelyet óvhassanak meg és mára a webshopjuk forgalma termeli ki az összbevételük 32 százalékát, ami ebben az iparágban igen magas számnak számít.
Rendszerben gondolkozni
A Matusz-Vad vezetője szerint a legnagyobb kihívás és egyben a leginkább megfontolandó topik a cégvezetők életében ma a rendszerszemléletű gondolkodás. Azt látja, a cégekben jelenlévő tudás elsősorban csak az ügyvezetők fejében létezik, akik ezt „szájhagyomány” útján próbálják továbbadni az igazgatókon keresztül. Azonban egy ilyen módszer viszonylag rövid időn belül félreértésekhez és ferdítésekhez vezet. Balázs azt mondja, igazán nagyot akkor léphetünk előre, amikor megkérünk valakit, hogy segítsen nekünk, majd amikor elkezdünk rendszereket építeni.
„A fejlődés gátja maga a vállalkozó”. Ezt úgy pontosítanám, hogy AZ a vállalkozó, aki nem tudja felépíteni a fejlődést garantáló rendszereket maga „alatt”. A one man show ugyanis nem működik. – Matusz Balázs
A rendszerek biztonságának fontosságáról
Balázs megoszt velünk egy rövid történetet arról, miért vannak az alapvetően győri székhelyű Matusz-Vadnak szerverei Frankfurtban és Amszterdamban és miért tartja fontosnak felhívni a figyelmet a felhőalapú rendszerek használatára.
„Egyszer egy NAV-os úgy gondolta, hogy valamit meg kéne vizsgálni nálunk, mindezt pedig házkutatási paranccsal érkezve, az ajtó berúgásával látta jónak megtenni… (Itt fontos megjegyeznem, hogy soha, semmilyen ügyünk nem volt a hatóságokkal, teljesen fehéren dolgozunk, a könyvelésünk is tökéletesen működik.) Az ellenőr közölte, hogy márpedig viszi a számítógépeket, mire mondtam, hogy ebben az esetben nem fogunk tudni tovább dolgozni. Egyúttal arra is felhívtam a figyelmét, hogyha bármit ellenőrizni akar, akkor a szervereinket kéne átéznie, mert a rendszerünk nem a gépeken van. Erre mondta, hogy akkor elviszi a szervert. Mire én, hogy akkor nem csak Győrben, de egész Magyarországon le kell állnunk. Mivel épp a jó időben voltam a jó helyen, sikerült meggyőzni ezt az ellenőrt arról, hogy bármit kér, mi a rendelkezésére bocsátjuk, csak mondja meg, pontosan mire van szüksége. Mindazonáltal ijesztő belegondolni, hogyha nem vagyok jelen, akár az egész cégemet bedönthették volna. A kockázat óriási.
Azaz, ha több szerverünk van, azzal nem csak az adatainkat védjük, de a zavartalan működésünket is, abban az esetben, ha a hatóságokat nem érdekli, mekkora károkat okozhatnak. Akár pillanatok alatt tönkretehetnek egy céget egy olyan lépéssel, amit velünk szemben akart megvalósítani az említett ellenőr. Tehát javaslom a felhőalapú szervereket és levelezőrendszereket, mert ezek nagyobb garanciát adnak a vírusvédelmet illetően is.”
Bepillantás a színfalak mögé
Balázs az első, saját készítésű vállalatirányítási rendszer megírása óta már egy 9 főt számláló rendszerfejlesztői csoporttal dolgozik együtt. Azt mondja – több verzió végigpróbálása után –, a komplexitás biztosítása csak így, saját fejlesztői csapattal működik. Lássuk, milyen is belülről a Matusz-Vad rendszereinek felépítése!
- Jelenleg egy APEX rendszert fejlesztenek, ennek segítségével képesek teljes mértékben lekövetni folyamataikat, valamint növelni hatékonyságukat.
- Telesales rendszerük bejövő hívás alapján, azonnal azonosítja a vevőt. Értékesítési rendszerük igen aprólékosan került kidolgozásra. A sales folyamatokba számos motiváló elem is bekerült, ezen felül praktikusak és növekedést segítőek is egyben. Erre példa, hogy a kollégák magasabb jutalékot kapnak az ajánlásos eladásaik után.
- Az adatvizualizácós rendszer
Ennek segítségével tájékozódhat a menedzsment és a teljes cég is. A Matusz-Vad rengeteg területe Power BI táblával került lefedésre, ami lehetőséget ad adott terület felelőseinek, munkatársainak arra, hogy a számukra releváns adatokat bármikor lehívhassák. A Power BI táblázatok alapján számos hasznos kimutatás készült már, melyek alapján a munkatársak hatékonyabban értékelhetik a terveket és eredményeket.
- Egy Power BI táblázat segítségével gyorsan áttekinthető például a telesales aktivitás, akár kollégákra lebontva. Látható ezekből a táblákból, ki milyen mértékben használja ki a saleses kategóriákat, ez alapján mennyi jutalék jár neki adott hónapban és mindezt a kolléga maga is bármikor ellenőrizheti.
- Nyomon követhető továbbá a kollégák értékesítési módszertana, tevékenysége, időbeosztása is. A Power BI táblákba bekerült adatok mindenki számára elérhetőek, így munkatársaink magukat is visszaellenőrizhetik bármikor. Ez az átláthatóság nagy segítséget jelent a fejlődésben, fejlesztésben, hiszen azonnal rálátunk az egyéni és rendszerszintű működésmódokra is, így lehetőségünk van a gyors és hatékony működésbeli hibák korrigálására.
- A projektmenedzsment rendszer
Ez az alrendszer az Asanaból indult, ennek mintájára fejlesztett saját projektmenedzsent rendszert Matusz Balázs csapata. Mint Balázs mondja, ahhoz, hogy egy ügyvezető átlássa a projekt jellegű folyamatokat, rengeteg információt kellene pörgetnie nap, mint nap. Ebben volt segítségére eleinte az Asana, amin keresztül kiadni és lekönyvelni is lehetett a feladatokat, valamint itt is fontos pont volt, hogy mindenki beleláthatott a rendszerbe és tájékozódhatott, valamint kommentelhette a feladatokat annak segítségével. Egy ilyen program megfelelő használatával egyfajta belsős „újság” keletkezik, amit nap végén a vezető csak átolvas. Végeredményben tehát az aktuális folyamatok és azok státusza áttekinthetőbb.
- A tudásbázis
Arra a kérdésre, hogyan is állt össze a Matusz-Vad tudásbázisa, Balázs azt a választ adja, hogy minden terület – különböző beosztásokban dolgozó – munkatársait megbízta egy feladatlista készítésével, mely az összes elvégzendő feladataikat tartalmazza. Ezekből a listákból állt végül össze egy „munkakör mátrix”, majd e mátrix alapján kezdték el kidolgozni az egyes feladatokhoz tartozó legjobb kivitelezési módokat. Az anyag szakmai lektorálását Balázs végezte, aki ezen a ponton azt is kiemeli, ezért is tartja rendkívül fontosnak, hogy időben indítsanak ilyen kaliberű folyamatokat a cégek. Ő, mint alapító, még tisztában van minden folyamattal, azaz átadhat egy satbil tudást egy ilyen precíz tudásbázison keresztül, de mint mondja, a fiától már nem várná el, hogy hasonló mélységben átlásson mindent.
- „Fizikai felépítése”: a tudásbázisban az osztályokat és a hozzájuk tartozó leírásokat paragrafusszerűen találhatjuk.
- A tudásbázis fejlesztéséhez, hatékonyságának elemzéséhez a Matusz-Vad egy folyamatmérnöki munkakört is nyitott
- Hogy minél személyre és munkakörre szabottabb, valamint élményszerűbb lehessen, Balázs és csapata már dolgozik rajta, hogy tudásbázisuk ne csak leírásokból, hanem videós anyagokból is álljon, ezzel segítve vizuálisabb típusú kollégáikat.
A tudásbázis előnyei:
- Ez az IGAZI rendszer, az a rendszer, ami óriási előnyöket hozott a Matusz-Vadnak.
- A tudásbázis megkönnyíti a betanítási folyamatokat, mivel feladatleltár tartozik minden munkakörhöz, mely feladatleltárban pontos definíciók írják le adott terület folyamatait, ez pedig biztonságosabb és strukturáltabb.
- A tudástárban fellelhetőek a szervezeti képzéshez tartozó vizsgák, vizsgakérdések (kvízjellegű feladatok), melyek megkönnyítik az évenkénti kötelező számonkérésen való részvételre való felkészülést.
- A kötelező számonkérést azért vezették be a Matusz-Vadnál, mert azt tapasztalták, hogy a munkavállalók munkaköri leírásuknak csak bizonyos pontjait végzik, míg más pontok felett elsiklanak, így a tudásuk egy része passzívvá válik. A kötelező vizsgák bevezetésével a szükséges tudásanyag, tudásállomány frissen, aktívan tartását tűzte ki célul a vezetőség.
- A számonkérés és az általa nyert információk a reklamációk kezelése során is igen hasznosnak bizonyultak, hiszen így könnyebben vizsgálható, hogy a probléma oka a rendszerben vagy adott kolléga munkavégzési folyamatában keresendő. Ha pedig ez az információ rendelkezésre áll, azonnal látható, hogy a feladatleíráson szükséges-e változtatni vagy a kollégát kell pótvizsgára küldeni.
- Az egyes munkakörök leírása is a tudásbázis pontjaira alapul.
„Egy cég akkor tud igazán nagy lenni, ha folyamatai deklarálva vannak. Abban az esetben, ha nincsenek, a szóbeliség torzíthatja az információátadást, azaz csökkentheti a hatékonyságot és az eredményességet.”
Matusz Balázs
