A KKV szektor sikeres vállalkozásai kivétel nélkül már rendelkeznek valamilyen vállalatirányítási (ERP) rendszerrel, gyakran webshoppal, illetve ügyfélkezelő (CRM) rendszerrel is.
Előfordulhat-e olyan eset a gyakorlatban, hogy nincs olyan komplex szoftver, amely mindhárom funkcionalitással rendelkezik, az adott cég iparági sajátosságait figyelembe véve?
De még mennyire!
Nagyvállalati szoftverek tekintetében találkozhatunk ilyen megoldásokkal, de azok nem a KKV vállalatokra vannak optimalizálva és nem is lenne az számukra gazdaságos.
A vállalatirányítási szoftverek jelentős részét több évtizeddel ezelőtt fejlesztették ki, amikor más volt a technológia, nem voltak webshopok és CRM vállalati igények sem. Ekkor elegendő volt a pénzügy, a számvitel, a logisztika, valamint a gyártás számára fontos adatokat tárolni, azt pedig kiszolgálta az ERP.
Az elmúlt néhány évben a cégek megtapasztalták, hogy bizony szükséges a vevői elégedettség növeléséhez sokkal több információt naprakészen tárolni és transzparenssé tenni a saját vállalaton belül.
Ezért az eredményes cégek elkezdték a vásárlói szokásokat felderíteni, az ügyfélélményt kiértékelni, kampányokat nyomon követni, információkat gyűjteni a közösségi médiából, stb. Mindezt úgy, hogy a szervezeten belül minden érintetthez valós időben eljussanak az adatok, információk, akár feladat formájában is. Ez azt jelenti, hogy a vállalatvezetők kialakították a CRM rendszerüket.
Hasonlóan a technikai fejlődés hozta magával, nem is beszélve a COVID19-ről, hogy sok vállalkozás webshop nélkül működésképtelenné válhat. Ezért azok a tulajdonosok, akik korán felismerték a web jelentőségét, már a sokadik webshopfejlesztésen vannak túl.
Továbbá azt is megtapasztalták, hogy a webes technológiák fejlesztése könnyebbnek bizonyul, mint a vállalatirányítási rendszerek kibővítése ezzel a funkcionalitással.
Tanácsadóként azt tapasztaljuk, hogy ezen három különböző funkcionalitásokat ellátó szoftverek (ERP, webshop, CRM) összhangjának kialakítása nem mindig hozza meg a tulajdonosi ráfordítás (idő, emberi erőforrás, pénz) megtérülését.
Vajon milyen okok állhatnak e mögött?
Tapasztalatunk szerint a következők fordultak elő:
- A 3 szoftver együttes működési modellje nem, vagy nem körültekintően került megtervezésre és kialakításra.
- A partner-, cikk-, áradatok szinkronizálása a technológiai eltérések miatt folyamatos problémákat, lassulásokat okoznak.
- Nincs olyan szakember a szervezetnél, aki átlátná mind a 3 szoftver működését, azok összhangjának gyenge pontjait, kockázatait.
- A tulajdonosok számára nincsenek egyértelműen kommunikálva e három terület együttműködésének nehézségei, hibái. Ennek két oka lehet: a funkcionális vezetők vagy nem ismerik fel ezeket a problémákat és így ezek vállalati szinten nincsenek összegezve, vagy a másik gyakori eset, hogy „okosban megoldják”, csak ne kelljen megint felvetni a megbeszélésen egy ismétlődő, de megoldatlan problémát.
- Addig, amíg rendszerszinten nincs ennek a három területnek az összhangja kialakítva és fenntartva, addig jelentős kockázatot hordoz magában a cégmenedzsment…
Miért probléma ez?
A hatósági előírások és az adatszolgáltatás olyan jelentős mértékben fejlődik és bővül, hogy ezen három szoftver együttműködését javasolt újra gondolni, különben komoly lemaradásba kerülhetünk.
Vegyünk egy példát: amennyiben a sales csapat a CRM modulban módosít valamit az ügyféladatokban, de az nem kerül át megfelelően a vállalatirányítási rendszerbe, akkor előfordulhatnak adat duplikációk, vagy éppen adathiányok. Másik gyakori típushiba: ha a webshopban módosítunk partneradatot, de az nem teljeskörű a számlázóprogram tekintetében (vagy nem NAV kompatibilis), akkor hosszú időn keresztül csak a megoldandó problémák fognak előjönni a webshop és a számlázóprogram tekintetében.
A szoftverek összhangjának hiánya tehát nem csak időt és energiát emészt fel cégen belül, de ronthatja az ügyfélkapcsolatokat és a jogszabályi megfelelőséget is.
Mindez elkerülhető akkor, ha időszakonként átvilágítjuk a három szoftver együttműködését, ezáltal a lehetséges működési kockázatot is csökkenthetjük.
