Mi is az a „digitalizáció” és mik lehetnek a digitalizációs projektek buktatói? Kik engedhetik meg maguknak? Mindenképp egyedi appok fejlesztésében kell gondolkodnia annak, aki belevágna egy ilyen projektbe? Munkahelyünk megszűnését eredményezi, ha cégünk vezetője egyszer csak azzal állít be, hogy bizonyos folyamatokat digitalizálni szeretne? Ezekről a kérdésekről is beszélgettünk Horváth Domokossal, a Greenformatics Solutions Kft. cégvezetőjével.
A Greenformatics alapvetően digitalizációs projektekkel foglalkozik, így Domokos az egyik legmegfelelőbb, ha a témában hiteles válaszokat szeretnénk kapni. Hangsúlyozza, hogy számukra a digitalizáció arról szól, hogyan képesek a digitális megoldások hatékonyan segíteni az emberi munkaerőt az értékteremtésben.
„Amikor mi digitalizációval foglalkozunk, mindig kiválasztjuk a megfelelő eszközt az emberek támogatásához, ahhoz, hogy jobban végezhessék a munkájukat, hogy a cégek jobbá válhassanak ügyfeleik kiszolgálásában.”
– mondja.
Azonban a digitalizációnak egyéb megvalósulási formái is vannak: szoftverfejlesztés, üzemeltetési feladatok automatizációja akár hálózati szintig, de digitalizációs folyamat az adatmigráció, az adattisztítás is. Utóbbi kettő abban segít, hogy a cégek adatvagyona optimális formában és állapotban legyen ahhoz, hogy a cég hatékony működését kiszolgálja.
A digitalizációról sokszor valamifajta „nagy varázslatra” vagyunk hajlamosak gondolni. A cégvezetők nem látják át pontosan, így többen drága, bonyolult befektetésnek tartják. Mi is a digitalizáció tulajdonképpen?
Több részre bontanám a választ, méghozzá azért, mert igen, nagyon sokan gondolják, hogy itt egyedi appok fejlesztésével kell számolniuk vagy, hogy egy online felület kialakítása, a meglévő folyamataik automatizálása már önmagában is digitalizációt jelent.
A digitalizáció nem arról szól, hogy egy cég appot fejleszt és automatizál. A mi megértésünk szerint ez a folyamat abban segít, hogy egy digitális eszközökre épülő, de emberközpontú üzleti modellt dolgozzunk ki.
Az emberközpontúság esetünkben két dolgot jelent. Először is, hogy az üzleti modell középpontjában az ügyfél és az ő felhasználói élménye, ügyfélélménye áll. Másodszor, hogy a munkavállalóink is középpontba kerülnek, hiszen ők használják majd azokat a digitális eszközöket, amelyeket a cég bevezet. Azaz mind a digitális eszközökkel való munkavégzés, mind pedig a végső felhasználói tapasztalat élmény legyen.
Ha már az üzleti modelleket említetted, milyenek vannak? Mesélj erről!
Amikor – illetve pontosabban mielőtt – az üzleti modellről beszélünk, mi azt a példát hozzuk, amit Business Model Canvas-nak neveznek. Ez egy kilenc elemből álló, sematikus ábra. Egy közgazdász ismerte fel, hogy minden cégben, legyen az gyártó, kereskedő vagy szolgáltató, kilenc olyan elem van, ami mindig megtalálható.
A középpontban a cég értékajánlata áll, amivel párhuzamosan megjelenik az ügyfél, az ügyfélhez vezető értékesítési útvonal és a vele való kapcsolattartás. Aztán az infrastruktúra és ennek kiszolgálói: a kulcsfolyamatok, kulcserőforrások és kulcspartnerek, illetve a mindezt összekapcsoló bevételi és költségláb a pénzügyi oldalról. Ebben a sematikus ábrában mindenki fel tudja rajzolni, hogyan működik a cége. Azt gondoljuk, úgy érdemes nekifogni egyáltalán egy üzleti modellben való gondolkodásnak, ha előbb a partnerünk elkészíti ezt az ábrát a saját cégéről.
Ez a modell, ez a logika segít rávilágítani arra, hogy a felsorolt kilenc elemet milyen mozgatórugók kapcsolják össze a cégünkben.
Azért tartom praktikusnak, ha üzleti modellekben gondolkodik egy cégvezető és nem csak cash flowban, havi lebontásban, mert ezek nem mutatják meg a tényleges működési logikát, a napi folyamatokat, azt, hogyan áll össze egy cég.
A Business Model Canvas segítségével való gondolkodás azonban pont arról szól, hogy átlássuk cégünk folyamatainak egymásra épülését. Külön szépsége az egész gyakorlatnak, hogy a cégvezető után a munkatársak is felrajzolják a modellt és a két ábra összevetéséből igen érdekes információk szűrhetők le.
Ha így készítik el vállalkozásuk modelljét, az nagyban felgyorsítja a velünk való munkát is. Egy-egy ilyen összevetés (cégvezető által készített modell és a munkatársak által felrajzolt verzió) segít tisztázni, hol is vannak és mik is a kulcserőforrások, a kulcsfolyamatok adott cégen belül. Mindez pedig nagyon sokat ad az értékteremtő munkához.
Teljesen más kép alakulhat ki egy cégről attól függően, honnan szemléljük azt. Míg egy vezető sokszor kvázi „felülről” néz rá, addig azok a kollégái, akik a napi folyamatokban folyamatosan részt vesznek árnyaltabb képet látnak és adnak vissza. Vezetőként tehát nem érdemes elefántcsonttoronyból szemlélődni. Ott kell lenni a munkatársakkal és őket is be kell vonni ezekbe a folyamatokba, hiszen csak így lesz teljes a kép.
Ráadásul a cégek is állandó változásban vannak…
Így van. Szerintem minden cég mozgásban van, azaz változnak a belső folyamatok, a belső működés. Alapvetően olyan természetes dolognak tartom ezt, amit érdemes elfogadni, amire érdemes figyelni és amivel fontos kalkulálni, hiszen csak így tudja a vezető hatékonyan támogatni cége fejlődését és változásait.
A munkatársak mennyire nyitottak a digitalizációs projektekre?
A változástól sokan félnek, tehát tudatosan kell trenírozni a csapatot arra, hogy jelenleg ha tetszik, ha nem folyamatos változás van. Hogy ez pozitív vagy negatív lesz, attól függ, hogyan állunk hozzá a folyamathoz.
A vezetőknek, főleg, ha egy digitalizációs projektbe szeretnének belevágni, az elsődleges feladatuk, hogy felkészítsék a munkatársaikat a változásra.
Amennyiben sikerül pozitív légkört teremtenünk, egy mindenkit támogató folyamatban vehetünk majd részt. Ha viszont nem megfelelő, nem egységes a csapat hozzáállása, akkor akármennyi erőforrást csatornázhatunk a digitalizációs projektünkbe, igen kis esélyünk lesz csak a sikerre.
Sokszor maguk a vezetők kell, hogy kimozduljanak a komfortzónájukból…
Abszolút. A digitalizációs projektek kapcsán három fő témakör van, melyek a buktatót jelenthetik. Az első ilyen a nem megfelelően felkészített munkavállalók. A második, ezzel összefüggésben a megfelelő szervezeti és vezetői támogatás hiánya a projekt során.
Ha a vezető nem vesz részt teljes mellszélességgel a digitalizációs projektben, nem áll az ügy mellé és nem kommunikálja hitelesen, hogy erre az átalakulásra szükség van a cégnek, akkor nehezen várhatja munkatársaitól, hogy pozitívan reagáljanak. A vezetés ugyanis elsősorban példa, példamutatás. Ahogyan a vezető odaáll, úgy áll majd oda, úgy reagál a szervezete is a projektre.
De van egy harmadik szempont is, amit érdemes tudatosítani! Rengeteg projektnél irreális elvárásokkal futnak neki a digitalizációnak azt illetően, hogy mi fog következni, miután ők ezt megcsinálták. Többször találkoztunk már azokkal a tévhitekkel, hogy a cégek azt gndolták, innentől minden magától működik majd, a digitális eszközök megoldanak mindent. Messze nem erről van szó.
Érdemes nagyon pontosan meghatározni, mik azok a szempontok, amiket elvárunk egy digitalizációs projekttől, hiszen miközben halad majd a projektünk, az alatt is lehetnek folyamatos változások a cég életében. Így például előfordulhat, hogy soha nem kerül bevezetésre egy alkalmazás. Érdemes tudatosan készülni arra, tudatosan meghatározni, hogy mik a pontos elvárások egy ilyen folyamattal kapcsolatban, hogy mikor mondhatjuk: a digitalizációs projektünk sikeresen lezárult.
Ilyen esetekben foglalkoztok változásmanagementtel is?
Nagyon sokszor látjuk, hogy egy vezetőben megfogalmazódik az igény, a változtatásra. Első körben általában a „jó, akkor fejlesszünk egy szoftvert” a kérés. Mi többször éltük meg, hogy az első beszélgetések, igényfelmérés után inkább egy előzetes tanácsadás irányába mentünk el az ügyféllel, mert azt láttuk, végig kell, nézzük, hogy pontosan miről is van szó.
Ha például mélyebbre kell ásni, szólunk, hogy először is egy szervezetfejlesztővel nézzék át a folyamataikat, a cég felépítését. Csak miután ezzel elkészültek beszélhetünk arról, hogy milyen szoftvert (egyedit vagy dobozosat akár) szállítsunk, vagy milyen alkalmazást fejlesszünk.
Kimondható, hogy megnőtt a munkátokra a kereslet?
Határozottan. De még inkább úgy fogalmaznék: az idei évtől már nem kérdés, hogy szükséges-e foglalkozni a digitalizációval. Míg 2020 év elején még sok cégvezető úgy volt vele, hogy odázza, amíg lehet, addig ma már az a kérdés, milyen digitális eszközöket kezdjenek használni.
Épp a hirtelen megnőtt kereslet és az általános kapkodás mutat rá arra, hogy jelenleg több helyen a digitalizáció nem átgondolt stratégia mentén, hanem ad hoc elemek összelegózásával zajlott-zajlik, azaz sokszor sikertelenséget tapasztalhatunk még. Mi pedig nem győzzük hangsúlyozni, ha a folyamat egy átgondolt, pontosan megtervezett stratégia mentén zajlik, sokkal nagyobb a siker esélye!
Mindenképpen érdemes koncepcinálisan végiggondolni és a kollégákat is megkérdezni. Utóbbi azért is kiemelten fontos, mert a legjobb ötleteket általában a munkatársak adják, hiszen ők látják, mi az a napi szintű működés, amit igazán érdemes lenne fejleszteni.
Van olyan cég, cégtípus, akinek kifejezetten ajánlanád a digitalizációt?
Azt gondolom, minden cégnek érdemes digitalizálni. A kérdés inkább abban áll, hogy milyen cégek milyen eszközöket alkalmazzanak.
Hány főtől érdemes ebben gondolkodni?
Egy 10-15 fős cégnél például nem feltétlenül szükséges egyedi fejlesztésben gondolkodni. Gyakori probléma kisebb cégeknél, hogy nekiállnak a saját szoftverük fejlesztésének, de nincsenek meg az erőforrásaik ahhoz, hogy végigvigyék a folyamatot. Tíz fő alatti létszám esetén mindenképp dobozos termékekben gondolkodnék. Mi magunk többféle dobozos terméket ajánlunk és ezeket kapcsoljuk össze, ezek mellett vannak jelen a saját fejlesztéseink.
Nagyobb cégek esetében ott van helye digitális fejlesztésnek, ahol az ügyfélélményt lehet fokozni a digitalizáció segítségével.
Ott vannak például a bankok vagy a telekommunikációs vállalatok mobil appjai – ha a szolgáltatói szektort vesszük –, melyek kézzelfoghatóbbá és átláthatóbbá teszik szolgáltatásaikat az ügyfeleiknek. A kereskedelmi szektorban a webshop megoldások, gyártó cégek esetében elsősorban a belső folyamatok optimalizációja az, amiről a digitalizációnak érdemes szólnia.
Azonban minden cég egyedei, vagyis mindig adott esetben megfelelő hangsúlyt kell megtalálni.
Szükséges értenie a digitalizációs projektet tervező vezetőknek a technológiához?
Nem a technológiához kell értenie a vezetőnek, hanem a megfelelő stratégia megalkotásához, ami mentén majd az eszközöket bevezetjük. Hogy ezek mik lesznek, azt már rá lehet bízni a fejlesztőkre.
A vezető feladata, hogy arról gondoskodjon, legyen legalább egy kompetens személy az ő belső csapatában, ezen kívül pedig, hogy nyitott és rugalmas tudjon maradni az egész folyamat során, hiszen előfordulhat, hogy a kipróbált eszközt le kell cserélni.
